Quelle solution d’encaissement choisir pour son commerce ?
Commerçants, vous travaillez dur pour que vos clients soient satisfaits de vos services et affluent dans votre établissement. Depuis quelque temps toutefois, vous constatez un manque de fluidité et de rapidité, notamment au niveau des encaissements.
Si s’équiper d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire, il pourra en revanche avoir un impact non négligeable sur les performances de votre activité. Abakom vous explique comment choisir un système de caisse en tous points adapté aux enjeux de votre point de vente !
Choisir le bon type de caisse en fonction des moyens de paiement acceptés
Les besoins en termes de gestion de caisse varient selon le type de commerce. En fonction des vôtres, vous préférerez peut-être un moyen de règlement plutôt qu’un autre. Explications.
Paiements en cash
Vous avez une boutique physique ? Au risque d’écoper d’une amende de 150 €, il est strictement interdit à un commerçant de refuser un paiement en espèces. Aussi, à moins que vos transactions ne proviennent que du e-commerce, vos clients devront pouvoir vous payer en monnaie sonnante et trébuchante. Il vous faudra donc un outil capable de prendre en charge ce moyen de paiement.
Bon à savoir :
Devises étrangères, billets en très mauvais état, nombre de pièces supérieur à 50… il existe malgré tout quelques exceptions vous autorisant à refuser d’encaisser un client souhaitant régler en liquide.
Règlements par chèque
Même s’ils ont de moins en moins la faveur des jeunes consommateurs, les chèques restent prisés des clients plus âgés. C’est le cas notamment pour des achats dont la somme est importante. De fait, si vous savez votre clientèle encline à payer de cette façon, mieux vaut accepter les paiements par chèque.
Bon à savoir :
Vous avez la possibilité de les refuser, à condition que l’information soit clairement visible dans votre magasin.
Encaissement par carte bancaire
Avec un investissement somme toute assez minime, le paiement par carte bancaire offre une grande liberté, au client comme au commerçant. Il nécessitera l’usage d’un TPE (terminal de paiement électronique) et, selon les besoins, d’une connexion internet.
Bon à savoir :
Si cela pourrait s’avérer dommage de vous en priver, vous avez toutefois le droit de refuser les cartes bancaires en deçà d’un certain montant. À condition encore une fois d’en avoir informé votre clientèle. En revanche, toute carte de paiement annoncée comme étant acceptée, ne peut ensuite être refusée.
Choisir son logiciel d’encaissement en fonction de son secteur d’activité
Avant de sélectionner votre caisse enregistreuse, il est primordial de vous interroger sur les besoins de votre métier. En fonction de la typologie de vos clients et des contraintes qui sont les vôtres, le matériel à installer pourra en effet différer.
Type de magasin
Vous ne disposez que d’un poste de caisse fixe à l’intérieur ou devez au contraire vous déplacer à l’extérieur ? Vous serez amené à encaisser de petites sommes ou à l’inverse des montants élevés ? À chaque activité professionnelle ses spécificités, et donc des systèmes de caisse différents :
- CHR : restauration rapide, bar, hôtellerie ;
- Commerce : boulangerie, fleuriste, prêt-à-porter, supérette… ;
- Commerce à la vente au poids : boucherie, épicerie… ;
- Commerce de détail ;
- Etc.
De nombreuses fonctionnalités adaptées
Seul l’encaissement des ventes est votre priorité ? Lors du passage en caisse, vous devez inversement pouvoir accéder à nombre d’outils, indispensables pour la gestion du magasin ? Trouver la bonne caisse nécessitera de répertorier soigneusement le moindre de vos besoins :
- scanner des codes-barres (douchette) ;
- facturer au poids (balances) ;
- appliquer des remises ;
- gérer les comptes-clients (programme de fidélité) ;
- gérer les réservations (prise de commande) ;
- gérer les inventaires (gestion des stocks) ;
- gérer la facturation, les devis et bons de commande (gestion commerciale) ;
- connecter des périphériques (tiroir-caisse, imprimante, monnayeur, lecteur de carte…) ;
- etc.
De la caisse classique aux solutions de gestion plus ou moins complètes, Abakom vous propose un équipement entièrement personnalisable. Nos solutions sont plurielles et en cohérence totale avec le diagnostic réalisé en amont.
Logiciel certifié : les bons comptes font les bons amis
À moins d’être assujetti à la TVA, équiper vos points de vente de logiciels de caisse n’est pas obligatoire. Le cas échéant, ceux-ci doivent impérativement être certifiés, et répondre aux obligations de la nouvelle loi de finances 2018. Sur simple demande, ils doivent en effet pouvoir vous transmettre un certificat de conformité, témoignant du bon respect de plusieurs critères :
- inaltérabilité : enregistrer la moindre transaction, sans qu’elle ne puisse être altérée ;
- sécurisation : protéger toutes les données ;
- conservation : clôturer les informations sur des périodes données ;
- archivage : conserver les données et garantir leur intégrité.
L’administration fiscale a déployé cette nouvelle réglementation de façon à soutenir la lutte contre la fraude et garantir des données parfaitement sécurisées. Ne pas la respecter, si vous êtes concerné, vous expose à une amende sévère…
Vous ne savez pas quel module caisse utiliser ? Spécialiste des caisses enregistreuses, Abakom vous conseille et déploie pour vous une solution de gestion entièrement sur mesure. Ensemble, répondons à vos besoins réels et trouvons une solution d’encaissement vraiment adaptée !